歯科医院経営の実行リーダーである事務長が活躍するための2つのポイント

歯科医院をとりまく環境は年々厳しくなっていると言われています。多額の初期投資によって開業したものの、さまざまな経営上の問題に直面して悩んでいる歯科院長は多くいらっしゃいます。

この連載では、多くの歯科医院の経営に関するコンサルティングを手掛けているユメオカの代表である丹羽 浩之が、歯科医師1人で経営する歯科医院が事業拡大を目指す中で出てきたお悩み相談を受け、これまでの経験を踏まえて課題解決のヒントを提示していきます。

今回は、「院長を補佐する事務長」に関するご相談です。

医院経営における事務長が果たす役割や採用メリットとは?

<相談内容>

「事務業務の負荷が増えてきたので、事務長を採用したいと考えています。初めて採用するので、給与体系などの待遇をどうすればいいのか分かりません」

個人経営の歯科医院の院長は、現場の第一線で活躍しながら経営に関する業務にも従事することが多くあります。経営関連の業務は「マーケティング」「マネジメント」など多岐にわたるため、院長の許容範囲を超えてしまうことも起こり得ます。

歯科医院の院長は本当に時間がありません。たとえば、スタッフや患者さんからの意見や相談・苦情などすべてに対応するのは現実的ではありません。業務内容の選定や優先順位付けも必要ですが、院長でなくても対応できることはあります。

そうした課題を解決する方法として、院長の抱えるさまざまな業務を、院長に代わって遂行できる存在が、「事務長」なのです。

一般的な事務長の定義としては「院長とともに、歯科医院の経営を担うスタッフ」と位置付けられます。その主な役割は、院長とスタッフの間に立つ「橋渡し役」として、スタッフから意見を吸い上げたり、院長の考えをスタッフに伝えることが挙げられます。

また、院長は歯科医療のプロではあるものの、必ずしも経営のプロではありません。スタッフ管理や資料作成といった広範にわたる細々とした業務を不得意とする方もいらっしゃいます。さらに院長が診察中の場合は、すぐに対応できない業務も出てきます。

具体的には、事務長はマーケティング・マネジメント・渉外・総務・秘書などの業務を担当します。院長から見ると、事務長は「クリニック経営の右腕」であり、かつ「経営の実行部隊のリーダー」という貴重な存在です。

事務長の担当業務
【図】医療経営の頼もしいパートナーである事務長の担当業務(画像=株式会社ユメオカ)

事務長に長く働いてもらうことは難しい?

事務長は医院経営の頼れるパートナーですが、その雇用や待遇においては注意が必要です。院長から受ける事務長に関する相談として多いのが「事務長の給料をどのように設定すればいいのか分からない」というものです。

それゆえ、どういう役割を担ってほしいかを明確に設定せず、他の事務スタッフと同じ感覚で「何となく雑用が増えたから、手伝ってほしい」と考えて採用すると、失敗してしまいます。

事務長は院長とともに医院経営を担うスタッフのリーダーであるため、医院が掲げるミッションやビジョンを理解し、共感してもらわなければなりません。また、必要に応じて院長の方針が適切かを分析し、院長とともに歯科医院の成長を目指して、より良い方向に導くことも求められます。

しかし、事務長が院長の考えと異なる行動をしてしまったり、院長に言われたことだけしかできないのであれば、雇用する必要もないでしょう。歯科衛生士などは、本業である医療サービスに重点を置くのが本来の役割です。