歯科医院をとりまく環境は年々厳しくなっていると言われています。
多額の初期投資によって開業したものの、さまざまな経営上の問題に直面して悩んでいる歯科院長は多くいらっしゃいます。
この連載では、多くの歯科医院の経営に関するコンサルティングを手掛けているユメオカの代表である丹羽 浩之が、歯科医師1人で経営する歯科医院が事業拡大を目指す中で出てきたお悩み相談を受け、これまでの経験を踏まえて課題解決のヒントを提示していきます。
今回は、「院長を補佐する事務長」に関するご相談です。
医院経営における事務長が果たす役割や採用メリットとは？
＜相談内容＞
「事務業務の負荷が増えてきたので、事務長を採用したいと考えています。初めて採用するので、給与体系などの待遇をどうすればいいのか分かりません」
個人経営の歯科医院の院長は、現場の第一線で活躍しながら経営に関する業務にも従事することが多くあります。
経営関連の業務は「マーケティング」「マネジメント」など多岐にわたるため、院長の許容範囲を超えてしまうことも起こり得ます。
歯科医院の院長は本当に時間がありません。
たとえば、スタッフや患者さんからの意見や相談・苦情などすべてに対応するのは現実的ではありません。
業務内容の選定や優先順位付けも必要ですが、院長でなくても対応できることはあります。
そうした課題を解決する方法として、院長の抱えるさまざまな業務を、院長に代わって遂行できる存在が、「事務長」なのです。
一般的な事務長の定義としては「院長とともに、歯科医院の経営を担うスタッフ」と位置付けられます。
その主な役割は、院長とスタッフの間に立つ「橋渡し役」として、スタッフから意見を吸い上げたり、院長の考えをスタッフに伝えることが挙げられます。
また、院長は歯科医療のプロではあるものの、必ずしも経営のプロではありません。
スタッフ管理や資料作成といった広範にわたる細々とした業務を不得意とする方もいらっしゃいます。
さらに院長が診察中の場合は、すぐに対応できない業務も出てきます。
具体的には、事務長はマーケティング・マネジメント・渉外・総務・秘書などの業務を担当します。
院長から見ると、事務長は「クリニック経営の右腕」であり、かつ「経営の実行部隊のリーダー」という貴重な存在です。
事務長に長く働いてもらうことは難しい？
事務長は医院経営の頼れるパートナーですが、その雇用や待遇においては注意が必要です。
院長から受ける事務長に関する相談として多いのが「事務長の給料をどのように設定すればいいのか分からない」というものです。
それゆえ、どういう役割を担ってほしいかを明確に設定せず、他の事務スタッフと同じ感覚で「何となく雑用が増えたから、手伝ってほしい」と考えて採用すると、失敗してしまいます。
事務長は院長とともに医院経営を担うスタッフのリーダーであるため、医院が掲げるミッションやビジョンを理解し、共感してもらわなければなりません。
また、必要に応じて院長の方針が適切かを分析し、院長とともに歯科医院の成長を目指して、より良い方向に導くことも求められます。
しかし、事務長が院長の考えと異なる行動をしてしまったり、院長に言われたことだけしかできないのであれば、雇用する必要もないでしょう。歯科衛生士などは、本業である医療サービスに重点を置くのが本来の役割です。
医療の専門職ではない事務長は、その業務の幅の広さから特殊な立ち位置にいるため、スタッフからも距離を置かれ孤立してしまうこともあります。
実際に長続きしない事務長も、数多く見てきました。
事務長に長く働いてもらうことは、実は非常に難しいのです。
事務長が定着し、活躍してもらうための2つのポイント
事務長が定着し、長く活躍してもらうためには、
「院内での孤立化を防ぐこと」
「適正な待遇を心掛けること」
の2点が特に重要です。
院内での孤立化を防ぐこと
孤立を防ぐ方法としては、自分の悩みを共有できる他院の事務長や外部のコンサルタントと交流できる環境を整備することが挙げられます。
具体的には、院長と実行部隊のリーダーである事務長、経営改善プランを支援するコンサルタントが三位一体となって、経営改善を遂行する協力体制を構築する必要があります。
また、院長が事務長の活動に対し、定期的にフィードバックすることも忘れてはなりません。
真面目な性格の事務長の多くが、「自分のやり方は正しいのか」と悩む傾向にあります。
それゆえ、院長が自分の業務内容をちゃんと把握・評価してくれると分かれば、より積極的に業務に取り組んでくれることが期待できます。
さらに、院長のフィードバックにより事務長自身が医院の経営方針を理解できなければ、経営の実行部隊リーダーとしての役割を担えなかったり、スタッフへ業務を依頼する際も納得してもらえる説明ができなくなります。
つまり院長と事務長の関係性の構築こそ、「何をしてもらうか」より重要なことです。
適正な待遇を心掛けること
歯科業界の給与水準は他の業界と比べると決して高いわけではありません。
事務長の待遇に関しては、少なくとも年収ベースで400～500万円程度の給与を提示することが望ましいでしょう。
予防管理型の歯科経営を実践するためには、医院経営を多角的にサポートできる事務長の存在はさらに高まると考えられます。
その能力を十分に発揮できる環境を整備することを目指してもらえればと思います。
診療や経営に集中できる環境づくりをご支援
ユメオカでは、これまで全国3,000以上の医院の経営改善を支援した実績があります。
ユメオカとは「夢とお金の作戦会議」の略です。歯科医院のリコール率を向上させる「予防型経営ビジョナリー・コンサルティング」を実践しています。
経営コンサルティングの多くが「リコール率の向上」や「新規患者の集客」などの施策をアドバイスする形態を取っています。
しかし、ユメオカのビジョナリー・コンサルティングでは、リコール率の向上よりも「院長が抱える漠然とした不安を解消する」ことを重視している点が特徴です。
院長が不安を抱えたままでは、目の前にいる患者さんに集中できなくなります。
また、勤務医やスタッフとのコミュニケーションのギャップやすれ違いが生まれることにもつながり、歯科医院経営にも大きな悪影響を及ぼしてしまいます。
この連載で紹介してきたように、ユメオカのコンサルティングでは「ビジョン」と「お金（数値）」を両輪として、医院の成長に必要な条件を明確にした上で、その到達までの道筋を逆算して描いていきます。
また、数字による明確化を重視し、人材採用や育成、設備投資などでは具体的なシミュレーションによって的確な判断や意思決定をご支援可能です。
私たちとともに10年以上にわたりパートナー型コンサルタンティングに取り組んでいる、「としな歯科医院」（大阪府泉大津市）の年名 淳先生からは、
「アスリートに必ずコーチがいるように、パートナー型コンサルタントは経営改善に必須な存在です。
他の経営コンサルティングサービスが上から目線のアドバイスのみにとどまっています。
パートナー型コンサルタントは、最終的な意思決定をするための問いかけや資料提示などをしてくれ、自分の軸を再認識させたり、意思決定に伴う迷いを客観的に気づかせてもらえます。
経営における配偶者と言っても過言ではないです」
と評価いただいております。
私たちは、これからも歯科医院長の漠然とした不安を減らし、診療や経営に集中できる環境づくりをご支援していきます。
歯科医院の経営に課題を感じている方は、ぜひお気軽にご相談ください。
この連載記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
ユメオカ人気教材の7本
予防型歯科医院で「昇給・カリキュラム作成・空き時間活用」に悩む院長はこちらをご確認頂ければと思います。
予防型経営★実践アカデミー
予防型歯科医院づくりに邁進する全国の院長が集まっているのが、予防型経営★実践アカデミー。
会員制（月額5,500円）で「学び・交わり・相談できる」場となっていて、ユメオカ共通言語をもとに、他医院の事例を学び、zoomなどで交流し、個別相談も可能です。
【おすすめセミナー】
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株式会社ユメオカ 代表
大学時代に統計工学を専攻後、コンサルティング営業の世界へ（2004年に独立）。2008年に株式会社ユメオカを設立。
医院の想いが伝わらず、自費率やリコール率が低く苦難する多くの歯科医院の存在を知る。「単なるノウハウ提供、他医院の事例提供」ではない「考え方と豊富な具体例」により、院長の経営力育成と医院ビジョン実現に貢献するコンサルティングスタイルを確立。
「院長の考えを整理すること」「分かりやすく数字で裏付けること」「患者心理に沿った診療システムをつくること」を得意とする。2016年からは予防管理型歯科医院経営を業界横断的に推進する活動をはじめ、歯科界に新たな価値提供をし続けている。
