ルールを守らないスタッフが現れたら? 3つの対処法

こんにちは。【あきばれホームページ】歯科事業部長の長谷川です。

先日、このようなご相談をいただきました。

当院では、髪をアップにしてピンで留めるルールを設けていますが、スタッフの中にこのルールを守らない人がいます。
彼女はとても優秀で、長く働いてほしい人材です。
どのような言い方をしたら、彼女を傷つけることなくルールを守るよう指導できるでしょうか?

ルールがあっても守られることなく、やがて形骸化し、誰もルールを守っていない状態になっている…。

今更、どう指導したらいいの?

このようなお悩みをもつ先生方が大勢いらっしゃることでしょう。

私自身、守られないルールに悩んだことがありました。

しかし、3つのあることをするようになってから、驚くほどにルールが順守されるようになったのです。

その3つは、とても簡単なことでした。

まずはこちらが謝ること

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(画像=pixta)

まずは、ルールを守っていないスタッフと個人面談を行い、こちらが謝ることから始めます。

「ルールがあるのに徹底せず、申し訳なかった。ルールを徹底させられなかった原因は私にある」と。

そのうえで、「今後はルールを徹底させていく。だからあなたにも協力してほしい。」と伝えます。

ルールを守らなかったスタッフにルール徹底への協力を要請し、同意を得るのです。

謝ったらなめられるのでは?

「ルールを守らないスタッフが悪いのに、こっちが謝ったらなめられるのでは?」と思った方も多いでしょう。

しかし、ルールは秩序を維持するために設ける決まり事。

皆に守ってもらうには、まず上司がルールを守らせる努力をしなければなりません。

それが出来なければ、トラブルの原因になりますし、そもそもルールを設ける意味がありません。

だから、「ルールがあるのに徹底させられず、結果的にルールを守らない人が出た」ことに対して、「私の責任だ」と、謝るのです。

自分に非がある場合、謝るのは当然のこと。

自分に非があるにもかかわらず、絶対に謝らない上司についていきたいと思う部下はいないはず。

部下に対して誠実であることは、指導者としてとても重要なことだと思うのです。

ルールの徹底を改めて周知する

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(画像=pixta)

2つ目は、組織内すべてのスタッフを集めたミーティングの場を設け、ルール徹底を周知することです。

ルールを守らないスタッフに対して行ったように、ルール徹底のための協力をすべてのスタッフに要請します。

この時も、「まずこちらが謝ること」を忘れずに。

「ルールがあるのに徹底せず、申し訳なかった。ルールを徹底させられなかった原因は私にある」

そう謝ることで、スタッフから協力の同意を得やすくなりますし、スタッフのルールに対する向き合い方も変わります。

ルールを明文化する

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(画像=pixta)

記録に残らないルールは、いずれ忘れられます。

意味のないルールにしないためには、ルールブックを作り、文書として記録することが大切です。

「就業規則」や「服装規定」、日常的な業務ルールであれば「〇〇マニュアル」といった形で残すのがベスト。

弊社では、ルールを明文化した記録文書として「WEB総研基本ルール」と「歯科事業部基本ルール」を作成しています。

ご参考までに、「WEB総研基本ルール・仕事編」をご紹介しましょう。

WEB総研基本ルール【仕事編】

  • 上司の指示に従うこと
  • 会社および上司が決めたルールを守ること
  • 始業までに準備を終わらせ、朝からスタートダッシュすること
  • 始業から2時間は、臨時休憩と食事は禁止
  • 毎日退勤するまでに、日報を提出すること
  • 毎週最終営業日には、退勤するまでに日報に加え、翌週の行動計画も提出すること
  • クレームが発生したら、10分以内に上司に報告すること
  • 上司からツールで指示を受けた場合、その内容を読んだら必ず返事を返すこと

このほか、社員同士の挨拶や来客対応の方法が記載された「マナー編」、髪色や服装の規定が記載された「身だしなみ編」もあり、弊社のルールブックは合計A4用紙6枚分くらいの内容となっています。

ルールブックがあれば、上司は憂鬱に感じることなく、淡々と問題を指摘できます。

指摘されるスタッフも、明文化されたルールを視覚的に捉えられるため、納得しやすくなります。

また、採用面接の際に見てもらうことで、「社員に義務付けられるルール」を理解してもらうのにも役立ちます。

まとめ

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(画像=pixta)

ルールを守らないスタッフへは、

【1】ルールが徹底できなかったことを謝る
【2】今後、ルールを徹底することへの協力を要請する
【3】ルールを明文化する

このポイントを押さえておけば、ルールに対する責任を共有でき、個々の意識も高められます。

また、再度ルールを守らないスタッフが現れた場合も、問題を指摘しやすくなるでしょう。

円滑な運営を行ううえで、ルール徹底は欠かせません。

すべてのスタッフに守ってもらえるよう、ぜひこの3つを実践してみてください。

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長谷川 愛

あきばれホームページ 歯科事業部長 / 主席コンサルタント
歯科衛生士

歯科衛生士資格を持つWEBコンサルタント。オーラルケア、ホワイトエッセンス、エイチ・エムズコレクションにて、通算9年間にわたり歯科衛生士として活動。 WEBコンサルタントとして600サイト以上の集客コンサルティング、100サイト以上のライティングを手がけ、WEBサイトの反応率を十数倍にした実績を多数持つ。

現在は、全国で1000を超える歯科医院のHP制作を手がける【あきばれホームページ】歯科事業部長としてWEBを使った集患や採用の支援を行っている。本コラムでは、集患はもとより、スタッフの採用やマネジメントについても解説している。

株式会社オーラルケアにて、予防歯科の普及活動やDHむけ情報誌「タフトくらぶ」創刊に編集者として携わる。その後、創業期のホワイトエッセンスに勤務。

2002年 有限会社エイチ・エムズコレクション入社。

歯科商品の企画やセールスプロモーション、執筆活動(著書:医学情報社OralCareBook)、歯科医院むけコンサルティング、介護施設むけに口腔ケア指導を担当する。また、トクヤマデンタル社にて、義歯・接着関連製品の企画・販促に携わる。

オーラルケア、ホワイトエッセンス、エイチ・エムズコレクションにて、通算9年間にわたり歯科衛生士として活動。

2008年 株式会社WEBマーケティング総合研究所入社。

2013年 歯科に専門特化したホームページ作成サービス【あきばれホームページ歯科パック】の企画を立案し、サービス提供を開始。

2016年 歯科への総合的なWEB集客を支援すべく、歯科事業部を立ち上げる。ホームページ制作だけでなく、歯科医院向けにWEBを使った集患支援を行っている。