ルールを守らないスタッフが現れたら? 3つの対処法

こんにちは。【あきばれホームページ】歯科事業部長の長谷川です。

先日、このようなご相談をいただきました。

当院では、髪をアップにしてピンで留めるルールを設けていますが、スタッフの中にこのルールを守らない人がいます。
彼女はとても優秀で、長く働いてほしい人材です。
どのような言い方をしたら、彼女を傷つけることなくルールを守るよう指導できるでしょうか?

ルールがあっても守られることなく、やがて形骸化し、誰もルールを守っていない状態になっている…。

今更、どう指導したらいいの?
このようなお悩みをもつ先生方が大勢いらっしゃることでしょう。

私自身、守られないルールに悩んだことがありました。
しかし、3つのあることをするようになってから、驚くほどにルールが順守されるようになったのです。

その3つは、とても簡単なことでした。

まずはこちらが謝ること

まずは、ルールを守っていないスタッフと個人面談を行い、こちらが謝ることから始めます。

「ルールがあるのに徹底せず、申し訳なかった。ルールを徹底させられなかった原因は私にある」と。

そのうえで、「今後はルールを徹底させていく。だからあなたにも協力してほしい。」と伝えます。
ルールを守らなかったスタッフにルール徹底への協力を要請し、同意を得るのです。

謝ったらなめられるのでは?

「ルールを守らないスタッフが悪いのに、こっちが謝ったらなめられるのでは?」と思った方も多いでしょう。

しかし、ルールは秩序を維持するために設ける決まり事。
皆に守ってもらうには、まず上司がルールを守らせる努力をしなければなりません。
それが出来なければ、トラブルの原因になりますし、そもそもルールを設ける意味がありません。
だから、「ルールがあるのに徹底させられず、結果的にルールを守らない人が出た」ことに対して、「私の責任だ」と、謝るのです。

自分に非がある場合、謝るのは当然のこと。
自分に非があるにもかかわらず、絶対に謝らない上司についていきたいと思う部下はいないはず。
部下に対して誠実であることは、指導者としてとても重要なことだと思うのです。

ルールの徹底を改めて周知する

2つ目は、組織内すべてのスタッフを集めたミーティングの場を設け、ルール徹底を周知することです。
ルールを守らないスタッフに対して行ったように、ルール徹底のための協力をすべてのスタッフに要請します。

この時も、「まずこちらが謝ること」を忘れずに。
「ルールがあるのに徹底せず、申し訳なかった。ルールを徹底させられなかった原因は私にある」
そう謝ることで、スタッフから協力の同意を得やすくなりますし、スタッフのルールに対する向き合い方も変わります。

ルールを明文化する

記録に残らないルールは、いずれ忘れられます。
意味のないルールにしないためには、ルールブックを作り、文書として記録することが大切です。
「就業規則」や「服装規定」、日常的な業務ルールであれば「〇〇マニュアル」といった形で残すのがベスト。

弊社では、ルールを明文化した記録文書として「WEB総研基本ルール」と「歯科事業部基本ルール」を作成しています。

ご参考までに、「WEB総研基本ルール・仕事編」をご紹介しましょう。

WEB総研基本ルール
【仕事編】

  • 上司の指示に従うこと
  • 会社および上司が決めたルールを守ること
  • 始業までに準備を終わらせ、朝からスタートダッシュすること
  • 始業から2時間は、臨時休憩と食事は禁止
  • 毎日退勤するまでに、日報を提出すること
  • 毎週最終営業日には、退勤するまでに日報に加え、翌週の行動計画も提出すること
  • クレームが発生したら、10分以内に上司に報告すること
  • 上司からツールで指示を受けた場合、その内容を読んだら必ず返事を返すこと

このほか、社員同士の挨拶や来客対応の方法が記載された「マナー編」、髪色や服装の規定が記載された「身だしなみ編」もあり、弊社のルールブックは合計A4用紙6枚分くらいの内容となっています。

ルールブックがあれば、上司は憂鬱に感じることなく、淡々と問題を指摘できます。
指摘されるスタッフも、明文化されたルールを視覚的に捉えられるため、納得しやすくなります。
また、採用面接の際に見てもらうことで、「社員に義務付けられるルール」を理解してもらうのにも役立ちます。

まとめ

ルールを守らないスタッフへは、

【1】ルールが徹底できなかったことを謝る
【2】今後、ルールを徹底することへの協力を要請する
【3】ルールを明文化する

このポイントを押さえておけば、ルールに対する責任を共有でき、個々の意識も高められます。
また、再度ルールを守らないスタッフが現れた場合も、問題を指摘しやすくなるでしょう。

円滑な運営を行ううえで、ルール徹底は欠かせません。
すべてのスタッフに守ってもらえるよう、ぜひこの3つを実践してみてください。

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