せっかく採用したのに!事務長活用のよくある失敗事例と対策

前回の記事「いまさら聞けない事務長をうまく活用する「3つ」のポイント」を読んで、自院でも事務長活用のイメージが湧いてきた院長も多いのではないでしょうか。

しかし多くの院長にとって事務長は、歯科医師でも歯科衛生士でも、単なる受付でもない未知の職種。そのため「実際に採用したあと、スタッフ達とトラブルになったらどうしよう……」「本当にコストに見合った活躍をしてくれるのだろうか」と、まだ不安を感じている方もいるでしょう。

そこで今回は、実際に私が見聞した「よくある失敗事例」を、対策とセットで紹介します。事務長を雇用した場合に生じうるトラブルを、具体的な対策とともに把握しておけば、不安は解消できるはずです。事務長活用を具体的に検討している方は、ぜひ参考にしてください。

トラブルその1:事務長が労働組合のリーダー的存在になってしまう

事務長として仕事を始めてからしばらく経ち、特に「労務」に関わりだすと、診療スタッフとも打ち解け合い、なんでも気軽に話せる間柄になります。それ自体はもちろん歓迎すべきでしょう。ただ問題は、事務長が診療スタッフにとって不満のはけ口になってしまう場合です。

事務長は「労働組合のリーダー」になってはいけない

例えば、給料への不満や残業代への疑問、有給取得の厳しさ、上役や先生への愚痴、退職相談などです。これらの不満や愚痴は、事務長が就任する前は各人が胸の内に潜めつつ、家族や友人、同僚などにぶつけることが多かったことでしょう。

ところが、事務長がなんでも相談できるカジュアルな存在になると、診療スタッフはここぞとばかりに不満や愚痴をぶつけるでしょう。事務長も「相談事があれば自分に伝えて欲しい」と周知している手前、拒否することもできず、処理の仕方にとことん悩む羽目になります。

これではまるで、従業員と会社の間で板挟みになる労働組合のリーダーです。

特に怖いのは「院長に対する愚痴・文句」です。事務長自身もスタッフから一方的に相談されているうちに、「実は院長は悪い人間?」などと院長に対するマイナスの感情を抱き、スタッフに強い同情を示すこともあります。すると次第にスタッフも「頼りになるのは院長ではなく事務長だ」などと盲信してしまうのです。

こうなると非常に危険です。事務長とスタッフ同士がお互いに言葉を重ねて慰め合ううちに、共依存のような関係に陥る可能性があります。その結果、事務長が医院を辞めるときに、院長に不満のあるスタッフを数名引き抜いてしまう……というケースも実際にありました。

対策は?

具体的な対策としては、事務長に開示する情報や権限を一部制限することです。例えばある法人様では、タイムカードなどの基礎的な計算は事務長が行いますが、実際の給与計算は弊社や社労士事務所に委託し、スタッフ個々の給与は事務長にはタッチさせない、という対策を取っているケースもあります。

また、ある程度の規模の医院の場合は、診療スタッフの情報を、事務長からだけではなく、チーフなど別ルートからも入るようにマネジメントの体制を組んでおくことをお勧めします。