歯科衛生士向けのマニュアル作成 3つのメリットと注意すべきポイント

「歯科衛生士の業務のやり方や質にムラがある」「歯科衛生士の日々の業務をより効率化したい」といった悩みを抱える歯科医院の院長先生も多いのではないでしょうか。歯科医院において業務の質や効率をアップさせるのに重要なのがマニュアル作成です。

本記事では、最初に歯科衛生士向けのマニュアルを作成するメリットについて解説します。院内にマニュアルがあれば、教育効果アップや業務効率化などが期待できるでしょう。次にマニュアル作成で注意すべき4つのポイントと、マニュアル効果を高めるための考え方についても解説します。

歯科衛生士向けマニュアルを作成するメリット

歯科衛生士向けにマニュアルを作成する主なメリットは、次の3つです。それぞれ解説します。

  • 教育・育成の効率化が期待できる
  • 教育効果が高まる
  • 歯科衛生士が自分で業務を学びやすくなる

歯科衛生士の教育・育成の効率化

歯科医院(歯科診療所)の院長、歯科医師、先輩の歯科衛生士が後輩・新人を教育するのには、多かれ少なかれ時間や労力がかかります。しかし、マニュアルを用意しておくことで、ある程度の手間が省け、効率的な教育・育成が期待できます。

また、院内にマニュアルがあれば、教育係が退職してもあわてずに済むでしょう。教育係が変わってもマニュアルが残っていれば、その医院の教育方針や理念を継承し続けられます。

歯科衛生士の教育効果が高まる

院長や先輩スタッフが経験則に従って業務を教える方法ではムラが生じます。その時の教え方や、誰が教えるかによって指導内容が変わることがあるからです。

マニュアルがあれば画一的に教えることができますし、基本的な業務フローや普遍的な知識を周知するのにも適しています。

昔ながらの「仕事を見せて学ばせる方法」も大切ではありますが、基本的な事柄がマニュアルに記載されていれば、歯科衛生士が業務に迷った時に参照できますし、教育効果の向上が期待できます。

歯科衛生士が学びやすい

忙しい歯科医院は通常業務に追われて、後輩・新人の歯科衛生士に丁寧に仕事を教えることが困難な場合があります。後輩・新人もまた、業務上の判断で迷っても、先輩に聞きにくい環境になっていることもあるでしょう。

教える内容に関しても、「メインテナンスの方法・順番」や「治療方法の手順」などは日常的に行うので教える機会があっても、「治療計画の立て方」のような長期的な内容は教える機会が少なく、後回しになってしまうのが通常です。

院内にマニュアルが完備されていれば、自分で不明点を確認できるため、歯科衛生士が学びやすい環境を構築できます。マニュアルに素早く目を通すことで、仕事のミスも防ぎやすくなります。

歯科衛生士のマニュアルを作る時に注意すべき4つのポイント

歯科衛生士の業務マニュアルを作る際は、次の4点に注意すると良いでしょう。

1.5W1Hの明確化
2.業務の目的と全体の流れ
3.判断基準やケースごとの記載
4.視覚的な工夫

それぞれのポイントを解説します。

1.5W1Hを明確にする

「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」といった5W1Hを明確にすることで、伝わりやすいマニュアルになります。「マニュアル内のどの箇所を参照すれば知りたい情報に辿り着けるか」を意識しながら、歯科衛生士の立場を想像して作成するとよいでしょう。

また、マニュアルで使用する言葉や表現に関しては、できる限りシンプルかつ具体的になるよう心がけてください。教育係が日常的に使っている言葉を、必ずしも後輩・新人の歯科衛生士が同じように理解できるとは限らないからです。

2.歯科衛生士の業務の目的・全体の流れも伝える

歯科衛生士1人ひとりの個別作業だけでなく、「仕事の目的」と「仕事の全体像」が分かるように記載することで、スムーズな理解が期待できます。

「仕事の目的」とは「その仕事が何のために行われるのか」という視点です。「仕事の全体像」とは全体的な業務フローのことです。両方を意識しながらマニュアルを作成することで、より分かりやすい内容になるでしょう。

また、目的意識や全体の業務フローが分かることで業務の背景理解が深まり、実務でも的確に動けるようになります。

3.歯科衛生士が仕事で悩んだ時の判断基準やケースも記載する

業務フロー・内容だけでなく、業務の判断基準も記載することで、より分かりやすいマニュアルになります。

例えば、歯科衛生士が仕事に迷ってマニュアルを開いた時に、過去の事例をもとに「もし○○のケースになれば○○を行う」のようなケーススタディが記載されていれば、自信を持って判断・選択ができるはずです。

「なぜそのような判断をするのか」が分かれば、実務でも応用が効きやすくなります。さまざまなケーススタディの記載を考えてみてください。

4.視覚的に工夫する

マニュアルは視覚的な工夫が大切です。文字が敷き詰められたマニュアルは読みにくいので、できる限り写真、イラスト、図表などを盛り込むことをおすすめします。

文字についても、重要な箇所を太字にしたり色を使ったりすることで読みやすくなります。文字サイズが小さすぎても読みにくいので、適切なサイズで調整しましょう。

視覚的な印象には個人差があるので、早い段階で自医院のスタッフにマニュアルを読んでもらい、フィードバックを得ながら改善を図るとよいでしょう。

歯科衛生士のマニュアルの効果を高めるための考え方

マニュアルはパターン業務を覚えてもらう場合は適してますが、歯科衛生士の業務には暗黙知も多く、テキストだけだと伝えにくい箇所が多いはずです。

そのため歯科衛生士の教育では、マニュアルに加えて業務内外のコミュニケーションも重要になります。マニュアルに書かれてあることはもちろん、些細なことでも先輩の歯科衛生士に質問しやすい雰囲気、院長や他のスタッフに話しかけやすい環境作りを考えましょう。

具体的には、「笑顔でねぎらいの言葉をかける」「相手の話はさえぎらず最後まで聞く」などがあります。しかし、何より大切なのは、院長自らが率先して行うことです。その輪が広がることで、自然と新人・後輩の歯科衛生士が話しかけやすくなることが期待できます。

まとめ

歯科衛生士向けのマニュアルを作成することで、教育効果・育成の効率化が期待できます。そのためには分かりやすいマニュアルが必要ですが、ポイントは「5W1Hの明確化」「業務の目的と全体像の記載」「判断基準(ケーススタディ)の記載」「視覚的な工夫」です。

よりマニュアルの効果を高めるには、業務内外のコミュニケーションが大切になります。自医院のコミュニケーションが円滑になり、業務の背景理解が深まれば、マニュアルの内容を踏まえた上で、マニュアルではカバーしきれない出来事に関しても対処できるようになるでしょう。