本記事ではまず歯科医院の予約システムの機能・料金について解説します。次に予約システムを導入するメリットを説明した後、「どのような予約システムを選べばよいのか?」という疑問に対して、サービスを比較する方法や、具体的な歯科予約システムを3つ紹介します。

自医院に予約システムの導入を検討している歯科医院の院長は参考にしていただければと思います。

歯科医院の予約システムの機能や料金

歯科予約システムとは、歯科医院の予約受付に対応しているシステムです。受付情報や患者に関する情報を一元管理できるという特徴があります。以下で予約システムの機能・料金を紹介します。

機能

歯科予約システムの主な機能は予約管理です。「いつ、誰が、どのような内容で来院するか」をデータベースに保管しておき、PCやタブレットなどでまとめて把握・変更できるという特徴があります。

患者はオンラインで来院予約・日時変更・キャンセルが可能です。予約受付だけでなく問診機能が搭載されているものもあります。その他、患者情報管理、リコール管理、中断管理やレセコン・電子カルテとの連動機能を備える予約システムもあるなどさまざまです。

また、患者とLINEで連絡が取れる機能を搭載しているサービスもあります。日常的にLINEを使用している方も多いので、LINE対応の予約システムは利便性が高いといえるでしょう。

料金

歯科予約システムの利用料金は月額5,000円程度のサービスから、3万円ほどのものまでさまざまです。3ヶ月無料などのお試し期間が設定されている歯科予約システムもあります。

予約管理といった基本機能のみか、あるいはオプションでSMSなどのメッセージ機能や経営管理機能まで搭載するかどうかでプランは異なります。一般的に基本機能のみの場合は料金が安く、高度なオプションが加わるほど料金は高くなります。

導入費用(初期費用)は無料から10万円台までさまざまです。レセコン連携など大掛かりなシステム開発が必要となるものについては100万円程度かかるものもあります。

歯科医院が予約システムを導入するメリット

歯科医院が予約システムを導入する具体的なメリットは主に以下の2つです。どちらも歯科医院の経営に直結するメリットです。それぞれ解説します。

  • 集患・リピート
  • 業務の効率化

集患・リピートにつながる

患者は歯科医院に電話をかけなくても予約状況を確認しやすいので利便性が向上します。待ち時間がないという安心から、忙しい患者の来院を促す効果も期待できるでしょう。

また、予約受付がシステム化されていれば、スマートフォンやPCから手軽に予約できるので、予約という行為自体のハードルを下げることができます。予約メール通知が自動的に届くことによって、「心理的に無断キャンセルしにくくなる」という効果もあるようです。

休診日や夜間のような電話対応できない時間帯でも歯科予約システムは対応しているので、機会損失を減らせるというメリットもあります。

業務効率化につながる

従来は院長やスタッフが行っていた予約対応を自動化することで負担が軽減されます。歯科予約システムを導入した結果、1名のスタッフで受付を回している歯科医院もありますし、「歯科予約システムがあるから運営が成り立っている」という感想を持つ歯科医師もいます。

昨今、働き方改革による業務効率化が求められているなか、歯科予約システムを組み込むことでスタッフの仕事が効率化し、その結果スタッフの満足度がアップする可能性もあるでしょう。満足度がアップすれば、スタッフの職場定着率がアップする効果も期待できます。

歯科医院の予約システムを選ぶ際の比較ポイント

歯科医院の予約システムを比較するポイントは以下の4つです。それぞれ見ていきましょう。

  • 対応している機能
  • 使いやすさ
  • カスタマイズ性
  • 費用対効果

対応している機能

導入する歯科予約システムの機能が自医院にとって必要かどうかを考えることが大切です。歯科予約システムの機能には、受付管理、予約管理、患者管理、リコール管理、中断管理などがありますが、最低限の機能のみ必要とする歯科医院もあれば、高度なオプション機能が必要な歯科医院もあるでしょう。

「自医院の患者数やスタッフの数なども考慮したうえで、必要な機能をイメージしてみる」、「その機能を備えた歯科予約システムを導入する」という順番で考えてみてください。

使いやすさ

来院される患者にとって「歯科予約システムが使いやすいかどうか?」という視点も大切です。特に「スマートフォンやPCなどから簡単に予約を取れるかどうか」という観点から歯科予約システムを比較するとよいでしょう。

もちろん院長自身や歯科衛生士・助手、事務スタッフなどが簡単に操作できるという点も重要です。操作が複雑なシステムだと、トラブルが起きた時にどう対処すればよいか分からず、業務が停滞する原因になりかねません。

カスタマイズ性

要望をもとにカスタマイズしてもらえるかどうかも大切なポイントです。自医院の状況に合った設定として、表示パターンや画面の色を変更できる場合もありますので、歯科予約システムの比較ポイントに含めて考えてみてください。

なお、歯科医院に特化しているシステムの場合、チェア上で予約が取れたり、リコール管理ができたりするなど、かゆいところに手が届くサービスもあります。そのような機能がカスタマイズによって実装できるかどうかも考慮しましょう。

費用対効果

歯科予約システムの利用費用は、月額数千円のものから数万円のものまでさまざまですが、重要なのは「初期費用に見合った集客効果・業務効率の改善効果が見込めるかどうか」です。そのような費用対効果という観点から、歯科予約システムの初期費用を比較するとよいでしょう。

歯科予約システムを3つ紹介

実際に提供されている歯科予約システムを3つ紹介します。それぞれ、特徴、機能、サポート、料金も紹介しますので参考にしていただければと思います。

ピスケスアポ(PISCES APO)

歯科医院生まれの歯科特化予約システムがピスケスアポです。予約入力、各種リスト作成、スケジュール管理、メール通知、カスタマイズ、レセコン・電子カルテとの連動といった機能があります。

サポートには定期的な訪問作業を行うプランと遠隔サポートのプランがあります。利用にあたっては、初期費用のみで月々の利用料はかかりません。

デンタマッププラス(denta map plus)

シンプルな操作で利用できるのがデンタマッププラスです。ネット予約、自動メール、チェアサイド予約、リスト管理、解析、レセコン自動連携といった機能があります。

初期設定を含む「加入費用」は10万円となっており、最短5日で導入できる点が魅力です。オプションでサポートも受けられます。

セレクトタイプ(SELECTTYPE)

簡単・高機能・デザインカスタマイズ可能なのがセレクトタイプです。担当医ごとの予約受付カレンダー、診療内容ごとの問診機能、患者名簿、スマートフォン用予約ページといった機能があります。

料金は無料で使えるフリープランから、月額15,000円のプランまでさまざまです。

まとめ

歯科医院の予約システムを導入する前に、機能や料金、メリットを比較することが大切です。予約管理以外に問診機能が搭載されているシステムもありますし、料金体系もさまざまなので、自医院のニーズに合ったシステムの導入を考えましょう。

使いやすさやカスタマイズ性の比較も重要です。自医院のスタッフが簡単に使えて、カスタマイズ性に優れたシステムなら、導入するメリットは大きいといえます。

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